Cách thức kết hợp công nghệ và hoạt động vận hành tạo nên một tương lai liền mạch, kết nối cho các câu lạc bộ hiện đại
Vào lúc 8 giờ 15 phút sáng thứ Ba, Tổng giám đốc đã bắt đầu suy nghĩ về cuộc họp hội đồng quản trị sẽ diễn ra vào cuối tuần. Có một báo cáo về hội viên cần xem xét, chi phí nhân công cao hơn dự kiến, và đội ngũ ẩm thực đã đề nghị xem xét lại vấn đề nhân sự. Việc sử dụng sân golf cần được quan tâm, và một vấn đề của hội viên từ cuối tuần vẫn chưa được trả lời.
Một hệ thống quản lý đặt chỗ, một hệ thống khác quản lý hồ sơ hội viên, và hệ thống thứ ba quản lý tài chính. Để có cái nhìn toàn diện, người quản lý phải mở nhiều cửa sổ, thực hiện vài cuộc gọi và yêu cầu đồng nghiệp đối chiếu dữ liệu vốn dĩ đã phải được kết nối với nhau.
Đối với nhiều câu lạc bộ trên khắp khu vực Châu Á-Thái Bình Dương, đây chính là chi phí ẩn khi vận hành một mô hình hiện đại. Các công cụ đã được triển khai, thành viên có ứng dụng riêng và các bộ phận đều có hệ thống chuyên dụng, nhưng đằng sau hậu trường, trải nghiệm vẫn có thể cảm thấy rời rạc.
Câu hỏi cấp bách mà các nhà lãnh đạo câu lạc bộ phải đối mặt ngày nay là: “Liệu công nghệ của chúng ta có giúp câu lạc bộ hoạt động như một thể thống nhất không?”
Hỏi một trưởng bộ phận xem thời gian trong một tuần bận rộn trôi đi đâu, câu trả lời hiếm khi là “công nghệ”. Đó là những câu hỏi nhỏ nhặt. “Anh có thể gửi lại báo cáo đó cho tôi được không?” “Họ đã đặt giờ chơi nào?” “Bộ phận F&B đã nhận được thông tin cập nhật chưa?” “Tại sao con số này không khớp với báo cáo kia?”
Xét riêng lẻ, chúng có vẻ vô hại. Nhưng trên phạm vi toàn câu lạc bộ, chúng cộng dồn lại:
Hoạt động như một câu lạc bộ kết nối sẽ biến dữ liệu phân mảnh thành tài sản chiến lược cho doanh nghiệp. Bằng cách trang bị cho ban lãnh đạo và nhân viên những thông tin chi tiết về hoạt động theo thời gian thực, các câu lạc bộ loại bỏ những rắc rối hành chính tốn kém, thúc đẩy cơ hội doanh thu thông qua các bộ phận dịch vụ liên kết với nhau và tối đa hóa năng suất của nhân viên. Khi bảng lịch tee, đặt chỗ ăn uống, hoạt động của thành viên và dữ liệu nhân sự được kết nối, chúng không còn nằm rải rác trong các hệ thống riêng biệt chờ ai đó đối chiếu.
Chuyên gia golf có thể xem tình trạng còn trống. Bộ phận Ẩm thực (F&B) có thể lập kế hoạch nhân sự dựa trên nhu cầu thực tế. Bộ phận Tài chính có thể báo cáo về nhân sự mà không cần chờ ba bộ phận thống nhất số liệu. Kết quả là một bức tranh vận hành chung. Số lượng câu hỏi cần trao đổi giữa các bộ phận giảm đi, vì câu trả lời đã hiển thị rõ ràng cho những người cần chúng.
Đó chính là triết lý đằng sau Northstar Nexus, nền tảng tích hợp hệ thống văn phòng hậu cần, Ứng dụng Nhân viên, Trang web Thành viên và Ứng dụng Thành viên ClubNow thành một nền tảng kết nối thống nhất.
Việc loại bỏ các trở ngại trong hoạt động tại các câu lạc bộ tư nhân hiện đại đòi hỏi một kiến trúc công nghệ tích hợp thay vì các ứng dụng phần mềm riêng lẻ. Northstar Nexus đóng vai trò là khung nền tảng cơ bản, hài hòa hóa quá trình ra quyết định chiến lược, thực thi hoạt động và tương tác kỹ thuật số với thành viên thành một hệ sinh thái duy nhất.
1. Hệ thống Hậu cần Doanh nghiệp: Trí tuệ tập trung & Giám sát chiến lược
Là động cơ cốt lõi cho việc quản trị và lãnh đạo điều hành, hệ thống quản trị doanh nghiệp hợp nhất báo cáo tài chính, phân tích thành viên, kiểm soát hàng tồn kho và các hoạt động liên bộ phận. Bằng cách thay thế việc tổng hợp thủ công bằng luồng dữ liệu tự động, ban lãnh đạo duy trì sự giám sát theo thời gian thực, đảm bảo lập kế hoạch chiến lược có cơ sở và hiệu quả hoạt động trên toàn bộ tổ chức.
2. Ứng dụng dành cho nhân viên: Tính linh hoạt trong hoạt động & Cung cấp dịch vụ
Được thiết kế để giải phóng nhân viên khỏi các thiết bị đầu cuối cố định, Ứng dụng dành cho nhân viên mở rộng các khả năng vận hành cốt lõi trực tiếp đến nhân viên tại các điểm phục vụ trên toàn khuôn viên. Dù đang ở sân golf, tại các nhà hàng hay tại các cơ sở giải trí, nhân viên đều có thể truy cập ngay lập tức vào hồ sơ thành viên, quản lý lịch trình và các thông báo dịch vụ — từ đó thúc đẩy sự hiếu khách chủ động và thực thi công việc trơn tru của nhân viên.
3. Trang web dành cho thành viên: Cổng thông tin kỹ thuật số & Tự phục vụ toàn diện
Trang web dành cho thành viên đóng vai trò là cổng thông tin kỹ thuật số chính để tương tác toàn diện, cung cấp các tính năng quản lý tài khoản tiên tiến, đăng ký sự kiện, xem báo cáo tài chính và tài liệu quản trị. Trang web mang đến trải nghiệm phong phú, được tối ưu hóa cho máy tính để bàn, đáp ứng nhu cầu của các thành viên đang tìm kiếm thông tin chi tiết, đặt chỗ chính thức và quyền truy cập đầy đủ vào các tiện ích của câu lạc bộ.
4. Ứng dụng ClubNow dành cho thành viên: Tương tác ưu tiên thiết bị di động & kết nối theo yêu cầu
Được thiết kế để tương tác thuận tiện khi đang di chuyển, ứng dụng di động ClubNow đưa các chức năng chính của câu lạc bộ trực tiếp vào tay thành viên. Từ đặt chỗ chơi golf và đặt bàn ăn theo thời gian thực đến thanh toán di động và thông báo đẩy, ứng dụng này mang đến điểm tiếp xúc hiện đại, mượt mà, phù hợp với kỳ vọng cao của thành viên về sự tiện lợi kỹ thuật số.
Có một quan niệm phổ biến rằng nếu mỗi bộ phận đều có hệ thống tốt thì câu lạc bộ sẽ hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, các hệ thống “tốt nhất trong từng lĩnh vực” sẽ thất bại khi không thể tương tác với nhau, và các “hộp đen dữ liệu” phát sinh từ đó sẽ gây ra hỗn loạn trong quản lý. Một hệ thống kết nối đảm bảo dữ liệu lưu chuyển liền mạch và tất cả các bộ phận hoạt động hài hòa với nhau.
Nếu một thành viên đặt giờ chơi golf và bữa trưa cùng lúc, thông tin đặt chỗ có thể được gửi đến bộ phận Golf, F&B và quầy tiếp tân cùng lúc, do đó không ai cần phải gọi điện để chuyển tiếp thông tin. Nếu thành viên thay đổi kế hoạch, chỉ cần một lần cập nhật là đủ để mọi đội ngũ đều nắm được thông tin. Nếu vòng chơi và bữa ăn được tính phí, các giao dịch sẽ được chuyển thẳng đến bộ phận Tài chính mà không cần nhập lại dữ liệu hay đối chiếu cuối tháng, và bộ phận Thành viên sẽ có cái nhìn cập nhật về cách thành viên đó sử dụng câu lạc bộ.
Điều này cũng áp dụng cho cả trường hợp đặt chỗ qua trang web, ứng dụng ClubNow hay quầy lễ tân. Mục tiêu là để các bộ phận không phải đóng vai trò là người truyền tin cho nhau, nhờ đó nhân viên không phải đóng vai trò là cầu nối và có thể dành thời gian cho thành viên đang có mặt tại câu lạc bộ.
Luôn tồn tại lo ngại rằng việc tăng cường tự phục vụ kỹ thuật số sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ cá nhân hóa. Trên thực tế, điều này có thể hoàn toàn ngược lại. Nếu thành viên có thể đặt giờ chơi golf hoặc bàn ăn mà không cần gọi điện, quầy Pro Shop và quầy lễ tân sẽ có thêm thời gian cho những cuộc trò chuyện cần sự tương tác trực tiếp, chẳng hạn như hướng dẫn chơi golf, tư vấn trang thiết bị hoặc lời chào nồng nhiệt tại tee đầu tiên. Nếu nhân viên có thể mở hồ sơ đặt chỗ ngay khi đang đứng bên cạnh thành viên, sự tương tác sẽ trở nên cá nhân hơn, chứ không phải ít đi.
Điều này áp dụng cho mọi loại hình câu lạc bộ, dù là câu lạc bộ thành viên tư nhân, mô hình bán tư nhân hay sân golf thuộc khu nghỉ dưỡng. Mục tiêu là loại bỏ các công việc hành chính vốn cạnh tranh với dịch vụ tiếp đón và chăm sóc thành viên.
Một nền tảng kết nối cũng chính là yếu tố giúp bước tiếp theo trở nên khả thi. Khi các thông tin về đặt chỗ, giao dịch, hoạt động của thành viên và tài chính được tích hợp trong cùng một môi trường, câu lạc bộ có thể bắt đầu khai thác dữ liệu đó, và đây chính là lĩnh vực mà Northstar tập trung vào việc phát triển trí tuệ kết nối vượt xa những gì thị trường hiện đang cung cấp.
Với NS Analytics, Northstar đã tích hợp phân tích trực tiếp vào nền tảng, giúp nó trở thành yếu tố then chốt trong quản lý câu lạc bộ thay vì chỉ là tính năng bổ sung. Các nhà lãnh đạo có thể thu được thông tin chi tiết từ chính dữ liệu kết nối mà hoạt động câu lạc bộ dựa vào, mà không cần phải tổng hợp từ các báo cáo riêng lẻ trước đó.
Một tính năng nổi bật khác mà Northstar hiếm khi quảng bá là Happometer, công cụ thu thập phản hồi của thành viên. Happometer cho phép các câu lạc bộ nắm bắt cảm nhận của thành viên về trải nghiệm của họ và sử dụng phản hồi đó trong các quyết định điều hành. Đảm bảo rằng trải nghiệm của thành viên có tầm quan trọng ngang bằng với hiệu quả tài chính và hoạt động trong các cuộc họp ban giám đốc.
Công nghệ câu lạc bộ tốt nhất hiếm khi là công nghệ mà thành viên nhắc đến. Họ nói về việc đặt chỗ dễ dàng thế nào, nhân viên hỗ trợ nhanh chóng ra sao và ngày hôm đó diễn ra suôn sẻ như thế nào. Đằng sau những khoảnh khắc đó là một hệ thống vận hành phải hoạt động trơn tru.
Đối với các câu lạc bộ đang phải đối mặt với kỳ vọng ngày càng cao của thành viên, áp lực về nhân sự và chi phí vận hành, công nghệ kết nối mang lại một lợi thế khác biệt: không chỉ là tự động hóa nhiều hơn, mà còn là khả năng mở rộng. Khả năng mở rộng để Giám đốc Điều hành (GM) lãnh đạo, để nhân viên phục vụ, để bộ phận Thành viên tương tác, để bộ phận Golf và Ẩm thực (F&B) vận hành, và để bộ phận Tài chính phân tích.
Khi mọi bộ phận của câu lạc bộ đều hoạt động trên nền tảng kết nối, hội viên sẽ không nhận thấy sự hiện diện của công nghệ. Họ chỉ đơn giản là trải nghiệm một câu lạc bộ tốt hơn, kết nối hơn.
LIÊN QUAN: Lợi thế Northstar: Xây dựng quy trình vận hành không sai sót cho Tokyo American Club
